5 правил написания писем
Секрет 100%-го отклика!
Хорошее информативное сообщение – это половина успеха в коммуникациях. Не важно, в какой форме оно будет: в мессенджере, соц.сетях или по электронной почте. Если вашей задачей является отклик и завязывание долгосрочных отношений, то вам наверняка пригодятся следующие правила написания писем.
5 правил, которые помогут вам добиться цели с помощью написания писем:
1. Максимум 30 слов
Короткие фразы помогают читателям не потерять нить разговора. Чтобы предложения были короче:
- Сфокусируйтесь на одной идее. И не поддавайтесь соблазну объединить в предложении сразу три обоснования своей мысли. Используйте маркированные списки — они зачастую нравятся читателям;
- Вычеркните такие оговорки, как «я думаю», «я чувствую», «следует ли нам рассмотреть», и т. д.
- Избавьтесь от собственного «стиля». Не используйте письмо для расширения своего личного бренда.
«Короткие предложения помогают разбить информацию на крошечные кусочки. Легко усваиваемая информация = сохраненная информация».
2. Меньше прилагательных, больше данных.
Такие слова, как «исключительный», «феноменальный», «впечатляющий» подходят в том случае, когда ваша задача — преувеличить. А это не ваша задача. Придерживайтесь фактов. Не заставляйте читателей искать смысл в ваших словах. Будьте конкретны.
«Показатели своевременной доставки резко увеличились» — туманная формулировка, которая требует расшифровки.
«Показатели своевременной доставки увеличились с 82% до 91%» — сказано ясно и объективно.
Каждый раз, когда вы собираетесь использовать прилагательное, остановитесь и вместо него впишите данные, которые его раскрывают. Пусть читатели придумывают свои собственные прилагательные в ответ на предоставленные вами факты: «Отходы сократились на 23 процента? Это здорово!»
3. Вопроса «И что?» оставаться не должно
Если читатель не может сразу понять, чего от него хотят: принять решение, совершить какое-то действие или отреагировать к определенному времени, у него возникает вопрос «И что?»
Это правило касается и вступительной части текста. Если ваша цель — объявить, что некоторые члены команды продолжат работать удаленно, не включайте отчет о влиянии COVID-19 на ваш бизнес. Сотрудники и так это знают.
Они хотят знать, кто и как долго будет на удаленке и какие изменения могут произойти.
4. Избегайте жаргона, сокращений и модных словечек
Для некоторых жаргон — это сокращение. Но для кого-то жаргон и аббревиатуры могут оказаться неприемлемыми.
Допустим, ваша цель — детализировать некие финансовые результаты. Если вы пишете бухгалтерам, использовать сокращение EBITDA нормально. Но если вы общаетесь с другой аудиторией, расшифруйте эту аббревиатуру при первом ее использовании (прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации).
После этого можете спокойно использовать сокращение EBITDA.
Если не уверены, что использованные вами технические термины и сокращения понятны всем, — объясните их. Те, кто с этими понятиями знаком, просто пропустят пояснения. А те, для кого они в новинку, лучше поймут, что вы хотели сказать.
То же самое и с умными словечками.
Просто скажите доступным языком, что вы имеете в виду. Читатель сам решит, действительно ли то, что вы описываете, является «революционным» или «новаторским».
5. Используйте схему подлежащее — сказуемое — дополнение
Если сомневаетесь, не усложняйте.
Подлежащее: о ком или о чем вы пишете.
Сказуемое: что они сделали или будут делать.
Дополнение: на кого или на что это подействует.
Например: «Рабочий пожаловался на низкую оплату сверхурочных».
Кто: рабочий. Что он сделал: пожаловался. О чем: о ставках оплаты сверхурочных. Трудно не уловить смысл этого предложения.
Кроме того, при использовании структуры подлежащее — сказуемое — дополнение предложения обычно получаются короткими и с меньшим количеством прилагательных. Беспроигрышный вариант.
Прежде чем начать писать, задумайтесь о своей цели: обучать, наставлять, убеждать, продавать, выстраивать отношения. Нет смысла писать, если вы не хотите чего-либо достигнуть, — это главный двигатель.
Пишите короткими предложениями. Используйте активные глаголы вместо наречий. Избегайте штампов. Избегайте жаргона. Объясняйте технические термины.
Закончив черновик, попробуйте сократить его на треть. Результат будет более точным, понятным и практичным для читателя.
Меньше завуалированного творчества и больше конкретики!
.gif "Проект VK-Leaders")
