5 правил написания писем

Секрет 100%-го отклика!

Хорошее информативное сообщение – это половина успеха в коммуникациях. Не важно, в какой форме оно будет: в мессенджере, соц.сетях или по электронной почте. Если вашей задачей является отклик и завязывание долгосрочных отношений, то вам наверняка пригодятся следующие правила написания писем.

5 правил, которые помогут вам добиться цели с помощью написания писем:

1. Максимум 30 слов

Короткие фразы помогают читателям не потерять нить разговора. Чтобы предложения были короче:

• Сфокусируйтесь на одной идее. И не поддавайтесь соблазну объединить в предложении сразу три обоснования своей мысли. Используйте маркированные списки — они зачастую нравятся читателям;
• Вычеркните такие оговорки, как «я думаю», «я чувствую», «следует ли нам рассмотреть», и т. д.
• Избавьтесь от собственного «стиля». Не используйте письмо для расширения своего личного бренда.

«Короткие предложения помогают разбить информацию на крошечные кусочки. Легко усваиваемая информация = сохраненная информация».

2. Меньше прилагательных, больше данных.

Такие слова, как «исключительный», «феноменальный», «впечатляющий» подходят в том случае, когда ваша задача — преувеличить. А это не ваша задача. Придерживайтесь фактов. Не заставляйте читателей искать смысл в ваших словах. Будьте конкретны.

«Показатели своевременной доставки резко увеличились» — туманная формулировка, которая требует расшифровки.

«Показатели своевременной доставки увеличились с 82% до 91%» — сказано ясно и объективно.

Каждый раз, когда вы собираетесь использовать прилагательное, остановитесь и вместо него впишите данные, которые его раскрывают. Пусть читатели придумывают свои собственные прилагательные в ответ на предоставленные вами факты: «Отходы сократились на 23 процента? Это здорово!»

3. Вопроса «И что?» оставаться не должно

Если читатель не может сразу понять, чего от него хотят: принять решение, совершить какое-то действие или отреагировать к определенному времени, у него возникает вопрос «И что?»

Это правило касается и вступительной части текста. Если ваша цель — объявить, что некоторые члены команды продолжат работать удаленно, не включайте отчет о влиянии COVID-19 на ваш бизнес. Сотрудники и так это знают.

Они хотят знать, кто и как долго будет на удаленке и какие изменения могут произойти.

4. Избегайте жаргона, сокращений и модных словечек

Для некоторых жаргон — это сокращение. Но для кого-то жаргон и аббревиатуры могут оказаться неприемлемыми.

Допустим, ваша цель — детализировать некие финансовые результаты. Если вы пишете бухгалтерам, использовать сокращение EBITDA нормально. Но если вы общаетесь с другой аудиторией, расшифруйте эту аббревиатуру при первом ее использовании (прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации).

После этого можете спокойно использовать сокращение EBITDA.

Если не уверены, что использованные вами технические термины и сокращения понятны всем, — объясните их. Те, кто с этими понятиями знаком, просто пропустят пояснения. А те, для кого они в новинку, лучше поймут, что вы хотели сказать.

То же самое и с умными словечками.

Просто скажите доступным языком, что вы имеете в виду. Читатель сам решит, действительно ли то, что вы описываете, является «революционным» или «новаторским».

5. Используйте схему подлежащее — сказуемое — дополнение

Если сомневаетесь, не усложняйте.

Подлежащее: о ком или о чем вы пишете.

Сказуемое: что они сделали или будут делать.

Дополнение: на кого или на что это подействует.

Например: «Рабочий пожаловался на низкую оплату сверхурочных».

Кто: рабочий. Что он сделал: пожаловался. О чем: о ставках оплаты сверхурочных. Трудно не уловить смысл этого предложения.

Кроме того, при использовании структуры подлежащее — сказуемое — дополнение предложения обычно получаются короткими и с меньшим количеством прилагательных. Беспроигрышный вариант.

Прежде чем начать писать, задумайтесь о своей цели: обучать, наставлять, убеждать, продавать, выстраивать отношения. Нет смысла писать, если вы не хотите чего-либо достигнуть, — это главный двигатель.

Пишите короткими предложениями. Используйте активные глаголы вместо наречий. Избегайте штампов. Избегайте жаргона. Объясняйте технические термины.

Закончив черновик, попробуйте сократить его на треть. Результат будет более точным, понятным и практичным для читателя.

Меньше завуалированного творчества и больше конкретики!

Поделиться ссылкой: